Recepção para eventos, quais direitos tem essa profissional?

Se você é um planejador de eventos e precisa de ajuda com seu próximo trabalho, pode obter suporte contratando uma recepcionista de eventos.

Como você sabe, a indústria de eventos está em ritmo acelerado, esteja você trabalhando em uma conferência, palestra, simpósio ou feira.

A atenção deverá sempre ser constante com todos os detalhes e o gerenciamento de diversas tarefas que fazem parte do seu trabalho como organizador.

Mas você tem que fazer tudo isso sozinho?

A importância de uma equipe 

Além de um assistente, a outra pessoa que pode servir como um importante braço direito: é o recepcionista do evento.

Muitas empresas de eventos não levam essa posição a sério, porém podemos destacar que essa pessoa é a primeira pessoa que vai entrar em contato com os participantes do seu evento.

Sempre quando você for contratar recepcionistas para feiras e eventos, é importante garantir que você tenha alguém ao seu redor que esteja pronto para responder às necessidades do público de forma positiva e profissional.

Busque sempre contratar profissionais empenhados, que tenham um bom Curso de Recepcionista no currículo.

Recepcionista de eventos: O que ela faz?

Ele tem o objetivo de fazer as devidas tarefas para organizar todos os possíveis eventos.

Lidar com profissionais que são em sua maioria terceirizados ou até freelancers que não se conhecem ou ainda não estão acostumados a trabalhar juntos.

Alguns cuidados, como, por exemplo, analisar o histórico de profissionais terceirizados e freelancers de incidentes anteriores, podem evitar dores de cabeça.

Além de analisar os currículos profissional de possíveis candidatos, é interessante saber se ele causou problemas ou tratou mal os participantes ou palestrantes em eventos de trabalho anteriores.

Se você analisar o trabalho de um recepcionista de eventos, verá que eu estava certo quando enfatizei a importância de conhecer sua formação. Ainda tem dúvidas sobre o trabalho de recepcionista de eventos?

A seguir, listamos as responsabilidades deste profissional:

  • Recepção dos participantes; 
  • Tirar as possíveis dúvidas sobre o evento, como, por exemplo, horários das palestras e localização de alguns estandes; 
  • Inscrição; 
  • Apresentar palestrantes diretamente aos profissionais organizacionais responsáveis ​​por orientá-los; 
  • Resolver circunstâncias imprevistas, como, por exemplo, um convidado sem nome na lista; 
  • Educar os participantes; 
  • Verifique a validade do bilhete e muito mais.

São muitas as responsabilidades, e parte do sucesso do seu evento depende da atitude desses profissionais em relação aos fornecedores, patrocinadores, participantes e palestrantes.

Além de conhecer sobre o histórico da profissional, é preciso sempre se preocupar em treinar a sua equipe. Portanto, é altamente indicado sempre fornecer Cursos de Recepcionistas para a sua equipe.

Você deve sempre fornecer aos seus funcionários o devido treinamento, mesmo básico, sobre suas atividades.

Você também pode contratar uma empresa de treinamento terceirizada ou fazer o treinamento você mesmo – você precisa fazer alguma preparação para isso.

Não se preocupe, é um treinamento simples que inclui passar os seguintes conhecimentos:

  • O tema que será discutido no evento (no caso de simpósio, por exemplo, qual o tema da palestra); 
  • Qual é a principal atração (ou palestrante)? 
  • Objetivo da atividade; 
  • O tipo de público que será aceito; 
  • Como verificar a autenticidade dos ingressos caso tenham sido vendidos;
  • Instruções sobre o uso de softwares, etc.

Também é importante lembrar que existem algumas regras de etiqueta, como como todos devem ser tratados em um evento e o que fazer se surgirem atritos e confusão durante a recepção.

Até agora, discutimos o papel do recepcionista de eventos que envolve palestrantes, organizadores, participantes, expositores, entre outros.

No entanto, não podemos esquecer que em eventos com estande, diversas empresas também optam por contratar esse profissional, que nesses casos possui funções adicionais.

Em geral, a contratação de uma recepcionista terceirizada para um estande tem como objetivo ajudar a atrair visitantes para o box, ações que a recepcionista pode realizar, como:

  • Fornecer folhetos sobre a empresa
  • Convide os transeuntes com o objetivo de entrar e conhecer o negócio; 
  • cadastrar participantes para visitar o estande; 
  • Apresentar o produto ou serviço oferecido; 
  • Inicie uma conversa com as pessoas que passam pelo estande; 
  • Oferecer uma oportunidade para os transeuntes se interessarem em entrar no estande, etc.

Mais uma vez é muito importante que o responsável pela contratação do recepcionista do estande treine ou demonstre sobre o papel que o profissional tem que desempenhar e a empresa em que irá trabalhar.

Também é importante compreender sobre a cultura organizacional, o posicionamento e os valores da empresa. Afinal, ao interagir com os visitantes do estande, ela também será a cara da organização.

Onde posso encontrar um organizador de eventos?

A maneira mais fácil de encontrar uma recepcionista de evento ou estande que já tenha experiência e possa realmente construir uma parceria que seja totalmente positiva para o seu negócio é procurar uma empresa da área.

Além de experientes, as empresas recepcionistas em geral investem no treinamento e qualificação de seus funcionários para torná-los perfeitos para o evento.

É assim que você, organizador do evento, está sempre por perto para utilizar os serviços deles. 

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Certificado Cursos Online, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre cursos, educação e diversos segmentos.

 

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